我可以團結如同一盤散沙的採購部嗎?!
挑戰故事1:
我可以團結如同一盤散沙的採購部嗎?!

Chapter 1. 入社及二次入社

我以會計進入到NIIKURA,經過了一年以後,因為一直想要從事醫療相關企業,所以我找社長商量。
社長對我說:
「就去挑戰看看吧!雖然你離開了NIIKURA,還是可以再回來!在路上遇到我的話,記得跟我打招呼!」,給了我很大的勇氣。
下定好決心,我成為了牙醫助理。但是在那裡,我認為好的行動都沒辦法被接受,人際關係也非常煩惱。
在這樣痛苦的心情下,找了以前在NIIKURA很照顧我的女性前輩商量。
那位前輩把我的狀況傳達給社長,社長主動與我聯絡,並告訴我:
「如果這麼痛苦的話,要不要回來NIIKURA,好好發揮你的能力?」

Chapter 2. 你想去哪一個部門?

米山

社長問我「你想去哪一個部門?」,我告訴他「採購部」
在會計部的時候,對於採購部有很多想要做的事。
在「製作東西」的製造業中,第一步的工程就是在採購部,對於這一點有強烈的興趣。
說到採購部的工作,就是向零件或材料的業者下訂單。
實際進入採購部以後,充斥著許多不懂的事物,才發現自己原先認識的零件很少。
光是螺絲、螺母就有好幾種,專門的零件也有好多。對於我來說,就像發現新世界一樣驚奇。
查閱「JIS規格」的書,或是從前輩們教導中學到了很多專業知識。

米山

Chapter 3. 看見了慘狀

「採購部只會淨買一些沒用的東西!」
「零件沒來,我們就不能做了!」


我剛進來的時候,採購部的狀況非常不好。
只要有問題,問題來源幾乎都是採購部。甚至被說是公司裡最有問題的部門。
下單錯誤、材料遲交、公司內部傳達太慢......等等,幾乎每周都有錯誤發生,根本沒辦法改善。
我認為,最根本的原因就是沒有良好溝通。
如果部門成員都有好好分享訊息的話,就不會產生下單錯誤。
即便是緊急狀況,只要成員間有將訊息傳遞,應該也能平安地合作解決。
在採購部裡,自主性格強烈的人占多數,明明很堅持自己的意見,
但是我們的體制卻是無法讓人可以簡單地提出自己的想法,沒有人會說自己的意見

Chapter 4. 在採購部真正的挑戰

「你要不要整頓採購部看看?」
進入採購部第二年,社長對我說:「可以整頓採購部的人,只有你可以做得到。」

回想起來,在每天的日報當中
我都記錄著採購部溝通不夠、問題點及改善點、想要加強的地方,自己的想法也一條一條的寫下。
社長也會給我回覆。透過「交換日記」般日報,社長因此覺得可以把整頓採購部的角色交給我吧!

從這裡開始,我的挑戰才要真正開始

米山

Chapter 5. 夥伴們的溫柔

在專業知識還不夠的情況下,還要變成統整部門的立場,一開始的我十分焦慮。
「明明是我要教別人的事情,可是我還不會。要怎麼辦才好......」經常將這些事情放在心裡,非常煩惱。
在缺少知識的狀態下,逐漸沒有自信。
後來社長對我說:「不管有什麼事情,都可以找我商量。」
經常還沒思考的情況下,就會在社長面前掉眼淚
我的夥伴告訴這樣的我:
「我們都知道你缺乏這一方面的知識,但是突然要你一個人來整頓這個部門是不可能的,沒有必要責備自己!
我們都會跟隨你,好好地在背後支援你,你就不要再一個人煩惱了。」

這些話,將我心中的不安於焦慮都趕走了。
從此之後,我覺得:「可以互相將各自的優點結合,就是最好的了」

Chapter 6. 就算是很小的事情也可以說唷!

採購部裡的夥伴都知道在公事裡,「報告」是很重要的事。
但是,我感覺所謂的「報告」,是報告麻煩或是一定得向大家說的重大事情。
當問題發生時,只有「事後」的報告,只能治標不治本。
夥伴們沒有「報告」的事,也是大家用自己的「想法」「思考方式」來去行動的。
如果我視而不見,單方面的下指示的話,大家也會變得不想做吧!
我很重視大家一起做,是大家一起完成的心情,所以我告訴大家:
「就算是有很小的問題或煩惱、要怎麼做才好、想要別人這樣做的時候,不管什麼事情都跟我說唷!」
從那個時候開始,真的喜歡對話的夥伴,心牆被打破般什麼話都會跟我說了。
有時候,大家也願意花2個小時一起討論要怎麼改善。

Chapter 7. 想像中的「採購部」與現實的落差

還有一點想要改變的地方,就是和供應商的資訊交流。
想像中的「採購部」,是需要每天和供應商打交道,
但是實際上,幾乎沒有共同討論,都是我們用電話或是e-mail一廂情願地訂購。
對於供應商們各自的商業規則或事情一概都不清楚,也沒有管道可以改善。

我就想,先從了解對方開始吧!
如果這樣,應該可以打造雙方良好關係吧。
因為在換工作時,曾經有人際關係上的挫折,我比一般人更了解到人際關係的重要性。

和供應商交流頻率增加,也試著多和供應商發問後,可以了解到許多各式各樣的事情。
例如:製造業的流程。要製作成商品的鑄件是金屬塊,價格必然會受到市價的影響。
也告訴我,下訂單的時間點等等的資訊。
供應商業者的自家公司制度也是很重要的情報。
如果可以先掌握供應商員工有大量減少的情況,就可以提前下訂單或是將客戶的交期延長。
因為可以配合對方的狀況下訂,如果我們有緊急事件時,對方也會盡力配合。
這就是社長說的「持續保持良好的關係,製造雙贏的局面才是最重要的」

Chapter 8. 成果及從今以後

整頓部門也經過了半年。
夥伴們的對話也有很大的變化,從「怎麼會這樣?」、「想要你們這樣做」,進化成「如果可以這樣做會不會比較好?」
工作氣氛不但變好了,每一個人也都開始有了責任感。
比什麼都重要的,分工合作能力變強了!
在社長都會參加每週一次的部門會議裡,社長都會提出對採購部最有建設性的意見。
從今以後會更重視溝通的重要性,我會繼續努力當可以讓公司每一個人順利工作的角色。
對客人、對供應商、對NIIKURA三方都能獲利為目標努力。

米山
米山

個人簡介
普通科畢業
靜岡縣出生
興趣:畫畫 休閒娛樂:購物
座右銘:相由心生(鏡が自分の姿を映す様に、人もまた自分の心(すがた)を映す)